Privacystatement Scouting Bolaro 

Scouting Bolaro verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. 

Privacystatement 

Scouting Bolaro conformeert zich aan het Privacybeleid en het Privacystatement van Scouting Nederland.

Lidmaatschapsregistratie 

De inschrijving verloopt via SBDIS, het digitale inschrijfsysteem van Scouting Bolaro. De gegevens worden door de ledenadministratie (gegevensbeheerder) overgezet naar een beveiligde database van Scouting Nederland genaamd Scouts Online ofwel SOL. 

Via afgeschermde rollen hebben leden van het kader (leiding, bestuur, commissieleden) van Scouting Bolaro toegang tot de gegevens in SOL. Voor SOL verwijzen wij naar het Privacybeleid en het Privacystatement. Daarin geeft Scouting Nederland antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Bolaro in SOL. 

De gegevens in SBDIS worden door Scouting Bolaro verwijderd binnen twee maanden nadat het betreffende lid heeft opgezegd tenzij op het inschrijfformulier is aangegeven dat de gegevens langer mogen worden bewaard ten behoeve van het benaderen van oud-leden voor reünies, extra inzet als vrijwilliger en/of sponsoring.

Gezondheidsinformatie 

Scouting Bolaro hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor reguliere opkomsten, een overnachting of kamp, kan het noodzakelijk zijn dat het kader beschikt over informatie over bijvoorbeeld voedselallergieën of medicijngebruik. Daarom wordt er bij inschrijving van het lid gevraagd om gegevens hierover in te vullen op het inschrijfformulier. Bij expliciete toestemming van de ouders/verzorgers voor het registreren en bewaren van deze gegevens worden deze gegevens overgenomen in SOL. 

Tijdens overnachtingen of kampen kunnen deze gegevens door de kampleiding (deel van het kader van Scouting Bolaro) worden ingezien. Een eventuele hard copy wordt zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor kampleiding. De hard copy wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Bij inschrijving voor externe activiteiten (zoals bijvoorbeeld regionale of landelijke Scoutingactiviteiten) kunnen deze gegevens gebruikt worden om de desbetreffende organisatie in te lichten.

Inschrijving voor activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website van Scouting Bolaro, Google Forms of via SOL. In geval van inschrijving via de website van Scouting Bolaro worden de gegevens via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De gegevens worden geregistreerd ten behoeve van de organisatie van de activiteit en de betaling daarvan. De gegevens zijn toegankelijk voor de organisatie van de betreffende activiteit (een deel van het kader van Scouting Bolaro) en voor de webmasters, en worden 2 maanden na de activiteit verwijderd.

Financiële gegevens 

Om de financiële administratie te voeren vullen (ouders/verzorgers van) leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsgegevens worden conform de SEPA-regelgeving geregistreerd in SOL. De penningmeester van Scouting Bolaro heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten 

Speltakken maken gebruik van een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. Zo kan het leidingteam ouders/verzorgers van de leden in geval van nood bereiken. De contactlijsten worden gedownload uit SOL en bewaard op Google Mail, Google Drive, Apple iCloud of Microsoft OneDrive en zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden enkele malen per seizoen gecontroleerd en aangepast/verwijderd, omdat de samenstelling van de speltakken tijdens het seizoen kan wijzigen. Voor de privacy statements van Google, Apple en Microsoft verwijzen wij naar de websites van deze organisaties.

Presentielijsten

Scouting Bolaro houdt van de reguliere opkomsten presentielijsten bij. Daarop staan de voornaam van de leden van een speltak, en wordt aangevinkt of het betreffende lid op een bepaalde datum aanwezig was. Deze informatie wordt gebruikt voor naslag achteraf en voor het bijsturen van het aanwezigheidsgedrag van een lid.

Informatie via e-mail 

Scouting Bolaro maakt gebruik van onregelmatige e-mailnieuwsbrieven aan ouders / verzorgers / leden ten behoeve van communicatie over de vereniging, de speltak en/of activiteiten. De emailadressen worden uitsluitend in het BCC-vak vermeld zodat ouders / verzorgers / leden elkaars emailadressen niet zien. Ouders / verzorgers / leden ontvangen deze emails op het geregistreerde e-mailadres in SOL. Deze e-mailadressen kunnen gewijzigd worden via de ledenadministratie, de speltakleiding en/of via het persoonlijke SOL account. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out, behalve bij informatie over activiteiten waarvoor al is ingeschreven.  

Website

Op www.bolaro.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.  

Whatsapp Groepen

Scouting Bolaro maakt gebruik van Whatsapp groepen. Daarin zullen geen ouders / verzorgers / leden worden toegevoegd maar uitsluitend via een link of qr-code worden uitgenodigd. Door de uitnodiging te aanvaarden geven leden toestemming tot het delen van de voor het medium noodzakelijke persoonsgegevens. Deze data valt onder het privacy statement van Meta Inc.

Beeldmateriaal 

Scouting Bolaro maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Bolaro en als herinnering aan de activiteit. Het materiaal kan worden gedeeld op de website van Scouting Bolaro en op social media. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en delen van het beeldmateriaal van het betreffende lid. Materiaal wordt op verzoek van ouders / verzorgers of leden verwijderd. 

Communicatie 

Het privacybeleid van Scouting Bolaro is terug te vinden op www.Bolaro.nl. 

Datalekken 

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform de ‘procedure datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.  

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) 

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Bolaro binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient digitaal gedaan te worden via het secretariaat (info@Bolaro.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.